Quy định chi trang phục cho nhân viên mới nhất 2024

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thường có nhu cầu cung cấp trang phục cho nhân viên của mình. Quy định về việc chi trang phục cho nhân viên bằng tiền và bằng hiện vật được quy định cụ thể trong các thông tư của Bộ Tài chính. Dưới đây là các điều khoản quy định về việc này.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được phép chi trang phục bằng tiền cho nhân viên. Tuy nhiên, mức chi này không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm. Điều này có nghĩa là mỗi nhân viên có thể nhận trang phục bằng tiền với giá trị không quá 05 triệu đồng trong một năm.

Ví dụ, Công ty X quyết định chi tiền mặt cho trang phục của nhân viên với mức là 7 triệu đồng/năm/người. Trong trường hợp này, công ty chỉ được tính vào chi phí được trừ tương ứng với mức 5 triệu đồng/người/năm khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Phần vượt quá 2 triệu (7 triệu – 5 triệu) sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên.

Chi Trang Phục Bằng Hiện Vật

Doanh nghiệp cũng có thể chi trang phục cho nhân viên bằng hiện vật. Theo quy định, việc này cũng được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Tuy nhiên, điều quan trọng là doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ để chứng minh việc chi này.

Ví dụ, Công ty Y cung cấp vải cho toàn bộ nhân viên nữ trong công ty với tổng giá trị là 90 triệu đồng. Nếu công ty có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì khoản chi 90 triệu đồng này sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Chi Trang Phục: Bằng Tiền và Bằng Hiện Vật

Nhiều doanh nghiệp có thể chi trang phục cho nhân viên vừa bằng tiền, vừa bằng hiện vật. Trong trường hợp này, mức chi tối đa đối với trang phục bằng tiền không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm. Đối với trang phục bằng hiện vật, doanh nghiệp không bị giới hạn về mức chi, tuy nhiên phải có hóa đơn, chứng từ rõ ràng.

Ví dụ, Công ty Z chi trang phục cho nhân viên trong công ty với giá 1 triệu đồng/người/năm và cung cấp trang phục bằng hiện vật với tổng mức chi là 80 triệu (có đủ hóa đơn, chứng từ) cho toàn bộ nhân viên.

Vì mức chi trang phục bằng tiền <5 triệu đồng/người và chi bằng hiện vật cũng có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định, công ty Z được tính toàn bộ chi phí trang phục bằng tiền và hiện vật vào chi phí hợp lý. Các khoản chi này không phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên.

Điều Kiện Để Chi Phí Trang Phục Được Tính Vào Chi Phí Hợp Lý

Ngoài các điều kiện về mức chi, doanh nghiệp cần phải ghi cụ thể điều kiện được hưởng, mức được hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Cụ thể, để chi phí trang phục tính vào chi phí hợp lý, thì trước hết trong quy chế, hợp đồng lao động hay nội quy lao động, doanh nghiệp cần quy định những đối tượng nào bắt buộc phải mặc đồng phục (đối tượng nào không phải mặc, đối tượng nào phải mặc và mặc trang phục như thế nào) và doanh nghiệp hỗ trợ trang phục bằng tiền hay hiện vật, mức hỗ trợ ra sao?

Căn Cứ Pháp Lý:

• Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Như vậy, việc chi trang phục cho nhân viên bằng tiền và bằng hiện vật đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân theo các quy định và điều kiện được quy định một cách cụ thể để đảm bảo tính hợp lý và tránh việc tính sai thuế.

Câu hỏi thường gặp:

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có mức chi tối đa cho trang phục bằng tiền cho nhân viên là bao nhiêu theo quy định hiện hành?

Trả lời 1: Theo quy định hiện hành, mức chi tối đa cho trang phục bằng tiền cho nhân viên là không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.

Câu hỏi 2: Trong trường hợp doanh nghiệp chi trang phục cho nhân viên bằng hiện vật, điều gì cần phải có để chi này được tính vào chi phí hợp lý?

Trả lời 2: Để chi trang phục bằng hiện vật được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ rõ ràng để chứng minh việc chi này.

Câu hỏi 3: Có được chi trang phục cho nhân viên vừa bằng tiền và vừa bằng hiện vật? Nếu có, mức chi tối đa là bao nhiêu?

Trả lời 3: Có, doanh nghiệp có thể chi trang phục cho nhân viên vừa bằng tiền và vừa bằng hiện vật. Tuy nhiên, mức chi tối đa đối với trang phục bằng tiền không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.

Câu hỏi 4: Ngoài các điều kiện về mức chi, điều gì còn cần thiết để chi phí trang phục được tính vào chi phí hợp lý?

Trả lời 4: Ngoài các điều kiện về mức chi, để chi phí trang phục được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần phải ghi cụ thể điều kiện được hưởng, mức được hưởng trong các hồ sơ như hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty, quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, hoặc Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty.